TẤT NIÊN

1. LỰA CHỌN CHỦ ĐỀ CHO BỮA TIỆC CUỐI NĂM

Chủ đề (hay còn gọi là concept) là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát các ý tưởng, nội dung chương trình sẽ diễn ra. Đây cũng là cơ sở để xây dựng chương trình, chứa đựng đầy đủ các yêu cầu cơ bản và mục đích của sự kiện.

Thông thường, việc lựa chọn chủ đề sẽ dựa vào đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp. Các chủ đề thường mang tính hình tượng hóa, gắn với 1 hình ảnh, themes màu cụ thể, để khi nói về chủ đề của sự kiện, khán giả có thể hình dung ra ngay các màu sắc, hình ảnh trong bữa tiệc.

Một chủ đề ấn tượng tạo nên một buổi tiệc tất niên đáng nhớ

2. LÊN Ý TƯỞNG TỔ CHỨC

Ý tưởng luôn được hình thành và cấu tạo từ chủ đề (concept) của bữa tiệc. Vì vậy, để có những ý tưởng độc đáo trong chương trình, cần phải có 1 chủ đề xuyên suốt bữa tiệc. Ý tưởng cần phải độc đáo, nhưng vẫn phải phù hợp với thực tế, ngân sách để có thể thực hiện chúng.

Ý tưởng chương trình sẽ bao quát toàn bộ về hình thức chương trình (cách trang trí bữa tiệc theo concept, từ bàn ăn tới khu vực chụp hình, sân khấu,..và nội dung chương trình (agenda chương trình, kế hoạch truyền thông trước, trong và sau sự kiện, cách thức làm nghi lễ, các hoạt động văn nghệ diễn ra theo concept,...)

Một ý tưởng hay không đòi hỏi cầu kỳ, phức tạp, nhưng cần sự mới lạ, mang tính chỉn chu và hoàn chỉnh. Cần lưu ý mọi phương án rủi ro và biện pháp an toàn, kế hoạch backup trong chương trình.

Hiện nay, các doanh nghiệp đang dần tìm đến các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp để giúp mình tạo nên một buổi tiệc tất niên độc đáo, ấn tượng. Bạn có thể liên hệ với Á Châu để được tư vấn miễn phí về concept, ý tưởng trong chương trình.

Tổ chức tiệc cuối năm

3. LÊN DANH SÁCH KHÁCH MỜI

Quy mô, số lượng người tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện chương trình. Bạn nên có số lượng tương đối đến chính xác để đảm bảo cho sự kiện được diễn ra đúng kế hoạch, lựa chọn được địa điểm phù hợp và đảm bảo ngân sách chuẩn bị.

Doanh nghiệp nên lập ra danh sách để từ đó: thống nhất số lượng, cơ cấu khách mời tham dự, giám sát và kiểm tra được số lượng, danh sách khách VIP, khách mời ưu tiên trong sự kiện ( đối tác, khách hàng,...), khách mời dự bị và khách mời là cơ quan truyền thông (nếu có)

Cần đảm bảo những thông tin cơ bản như sau:

· Họ tên của khách mời.

· Chức danh/ đơn vị công tác.

· Địa chỉ

· Thông tin liên hệ bao gồm số điện thoại, email, website.

· Những điểm cần lưu ý ( nếu có )

4. LỰA CHỌN THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM PHÙ HỢP

· Thời gian:

Về thời gian, cần cân đối để lựa chọn ngày mà đa số các khách mời đều có thể tham dự. Nên lựa chọn khung giờ phù hợp và nên chọn tổ chức vào ngày cuối tuần.

Đây là thời điểm cuối năm, khoảng thời gian diễn ra sự kiện nên kéo dài vào tầm 120 phút, vào khung giờ 18h  - 
20h tuỳ theo kế hoạch đã chuẩn bị. Thời gian sự kiện quá ngắn rất khó đạt được mục tiêu đề ra của buổi lễ. Còn nếu chương trình quá dài thì sẽ gây nhàm chán và mệt mỏi.

· Địa điểm:

Phụ thuộc theo không gian tổ chức sự kiện và số lượng người tham dự mà ta có thể chia thành các loại sau: Không gian ngoài trời: (nhà hát ngoài trời, sân vận động, quảng trường, bãi biển, khu du lịch sinh thái, khu vực công cộng). Và không gian trong các phòng tổ chức sự kiện (các trung tâm hội nghị, hội thảo, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa,..).

Lựa chọn một địa điểm phù hợp cần dựa vào những yếu tố sau:

· Địa điểm dễ tìm, không quá xa trung tâm

· Bố cục, không gian phù hợp, thích hợp với các kế hoạch chuẩn bị

· Khu vực sân khấu rộng rãi, có trần nhà cao, đảm bảo các hoạt động diễn ra.

· Địa điểm đáp ứng được quy mô khách đã hoạch định.

· Có bãi đổ xe rộng rãi.

Địa điểm lý tưởng tổ chức Year End Party

5. LÊN KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH

Để có một sự kiện thật ấn tượng và ý nghĩa thì công đoạn lên kịch bản cho sự kiện là rất cần thiết  - bởi nó được xem là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của một sự kiện. Một kịch bản sự kiện Year End Party chi tiết gồm những tiết mục, thời gian thực hiện từng tiết mục, nhân sự, trang thiết bị, đồ dùng cho tiết mục đó,...

Việc làm này không chỉ giúp đội ngũ nhân viên và ban tổ chức có thể kiểm soát được thời lượng của chương trình mà còn góp phần giúp cho tiến trình của sự kiện được diễn ra một cách chặt chẽ và thống nhất một cách triệt để.

Ý TƯỞNG TỔ CHỨC YEAR END PARTY ĐỘC ĐÁO, ẤN TƯỢNG

Ai cũng hiểu rằng, tính chất của một bữa tiệc Year End Party là tạo nên không khí sum vầy cho cán bộ nhân viên, cùng nhìn lại chặng đường phát triển của một năm cũ và hướng tới những mục tiêu mới. Đừng để bữa tiệc cuối năm trở thành một buổi hội nghị tổng kết với những diễn văn dài dòng và những trò chơi cũ rích mà ai ai đến tham dự cũng chỉ mong nhanh chóng nhận được phần thưởng rồi ra về.

Có khá nhiều concept, ý tưởng có thể sử dụng để tổ chức tiệc cuối năm cho công ty dựa trên loại hình văn hóa doanh nghiệp hay sở thích các thành viên trong công ty.. Bạn có thể nghiên cứu cụ thể từng cá tính trong doanh nghiệp mình để đưa ra những ý tưởng tổ chức độc đáo mà vẫn phù hợp.

Sự kiện Á Châu sẽ gửi tới bạn một số ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm độc đáo, đảm bảo gây được ấn tượng cho các khách mời tham dự và tạo điểm nhấn cho sự kiện của bạn.